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Quels documents justificatifs fournir quand on dirige une très petite entreprise (XS) ?

En bref

Les questionnaires EcoVadis sont adaptés à chaque entreprise — secteur, localisation, taille — y compris les très petites entreprises comptant jusqu'à 25 employés. En moyenne, une dizaine de questions sont posées aux XS, et certains indicateurs (adhésions comme le Pacte mondial, couverture) ne s'appliquent pas. Surtout : EcoVadis accorde plus de flexibilité aux XS et accepte des documents justificatifs non formalisés — à condition qu'ils restent récents, pertinents, complets et liés au périmètre d'évaluation. (Référence : Centre d'aide EcoVadis.)

Que doit respecter tout document ?

Tout document formalisé qui reflète votre système de gestion RSE et étaye vos réponses peut servir : procédures de gestion RSE, rapports RSE, rapports d'audit social, politiques sociales et environnementales, code d'éthique ou de conduite, guides des collaborateurs, certificats (ISO 14001, ISO 45001…), communication sur les progrès du Pacte mondial, rapports annuels avec section RSE.

Les règles communes :

pertinent, complet et lié au périmètre d'évaluation ;
dans un format accepté (.pdf, .docx, .xlsx, .png…) et de moins de 30 Mo ;
régulièrement révisé : validité de 8 ans pour les politiques et actions, 2 ans pour le reporting KPI ;
en format texte : si le document n'est pas rédigé en anglais, français, espagnol, allemand, chinois ou japonais, l'envoyer codé en texte, pas en image ;
pour un lien web : seule la page pointée est capturée en PDF, pas le site entier.

EcoVadis ne prendra pas en considération : les documents créés uniquement pour répondre au questionnaire ; les objectifs, actions ou rapports copiés d'une autre organisation ou de sources en ligne sans preuve raisonnable de mise en œuvre ; les documents informels (sans nom/logo de l'entreprise, sans date d'émission ou de révision) ; les preuves cachées derrière des liens (les analystes ne téléchargent pas de documents supplémentaires) ; les preuves sans lien avec les 21 critères RSE.

Quels exemples sont validés par indicateur ?

Politiques — la preuve de l'engagement : une lettre signée par le dirigeant sur les principaux enjeux RSE (identifiés dans le profil de risque sectoriel), utilisée en communication interne ou externe ; des plans d'actions ou feuilles de route avec la liste des actions prévues (plan santé-sécurité annuel…).

Mesures — la preuve de ce qui est réellement mis en œuvre : des factures attestant l'action (achat de matériel économe en énergie…) ; des documents de formation (carnets, checklists, supports) ; des e-mails attestant la mise en œuvre (communication aux fournisseurs sur les attentes environnementales et sociales…).

Reporting — la preuve du suivi des KPI : les ressources consommées (déchets, eau, énergie) avec unité et période de référence ; des estimations clairement expliquées quand la donnée réelle est difficile à obtenir (consommation estimée d'un bureau loué…) ; des informations d'émissions vérifiables sur la base de factures et contrats, suivies dans un document officiel. Côté social : les thèmes surveillés (accidents, formations…) avec unités et période. Attention : les factures d'énergie ou d'eau ne sont pas admissibles comme preuves de reporting — l'indicateur évalue le suivi actif et l'analyse de l'avancement, pas la disponibilité brute d'informations. Le reporting doit dater de moins de deux années calendaires et couvrir au moins une année.

Quelle est la liste rapide pour une entreprise XS ?

Documents validés : preuve de formation des employés ; e-mails internes de sensibilisation ; factures d'achat de produits éco-labellisés (comme mesures) ; politique d'éthique des affaires ; tableaux de bord environnementaux internes ; feuille Excel de KPI RH ; présentation de la gestion interne ; documents d'évaluation des risques.

Documents non valides : factures de services publics tiers comme reporting ; auto-déclarations improvisées ; actions simplement déclarées sans preuve solide ; photos ; brochures philanthropiques ; documents de vos clients, fournisseurs ou partenaires ; permis d'exploitation et autres documents de conformité légale émis par une autorité.

À retenir

Une XS reçoit ± 10 questions, sans adhésions ni couverture : le questionnaire est proportionné.
La flexibilité XS porte sur la forme, pas sur le fond : récent, pertinent, complet, dans le périmètre, avec nom/logo et date.
Validités : 8 ans (politiques, actions), 2 ans (reporting KPI).
Une facture prouve une mesure, jamais un reporting : le reporting exige un suivi actif des KPI dans un document officiel.
Le réflexe gagnant : formaliser légèrement ce qui existe déjà (lettre signée, tableau Excel, e-mails) plutôt que créer des documents pour l'occasion — ceux-là sont refusés.

Questions fréquentes

Une facture d'énergie peut-elle servir de preuve de reporting ?

Non. Les factures de services publics tiers ne sont pas admissibles pour le Reporting : cet indicateur évalue le suivi actif et l'analyse comparative des KPI, pas la simple disponibilité d'informations. Une facture peut en revanche prouver une mesure (l'achat d'un équipement économe, par exemple).

Combien de questions une XS reçoit-elle ?

En moyenne une dizaine. Le questionnaire est adapté au secteur, à la localisation et à la taille, et certains indicateurs comme les adhésions (Pacte mondial) et la couverture ne sont pas applicables aux XS.