Artikel

Welke bewijsstukken kunt u aanleveren als u een zeer kleine onderneming (XS) leidt?

In het kort

De EcoVadis-vragenlijsten zijn op maat van elke onderneming — sector, locatie, grootte — ook voor zeer kleine ondernemingen met maximaal 25 medewerkers. Gemiddeld krijgen XS-ondernemingen een tiental vragen, en bepaalde indicatoren (aansluitingen zoals het UN Global Compact, dekking) zijn niet van toepassing. Vooral: EcoVadis geeft XS-ondernemingen meer flexibiliteit en aanvaardt niet-geformaliseerde bewijsstukken — op voorwaarde dat ze recent, relevant, volledig en binnen de beoordelingsscope blijven. (Referentie: EcoVadis Help Center.)

Wat moet elk document respecteren?

Elk geformaliseerd document dat uw MVO-managementsysteem weerspiegelt en uw antwoorden staaft, kan dienen: MVO-beheersprocedures, MVO-rapporten, sociale auditrapporten, sociaal en milieubeleid, een ethische of gedragscode, personeelsgidsen, certificaten (ISO 14001, ISO 45001…), een Communication on Progress van het UN Global Compact, jaarverslagen met een geïntegreerde MVO-sectie.

De gemeenschappelijke regels:

relevant, volledig en gekoppeld aan de overeenkomstige beoordelingsscope;
in een aanvaard formaat (.pdf, .docx, .xlsx, .png…) en kleiner dan 30 MB;
regelmatig herzien: geldigheid van 8 jaar voor beleid en acties, 2 jaar voor KPI-rapportering;
in tekstvorm: documenten die niet in het Engels, Frans, Spaans, Duits, Chinees of Japans zijn opgesteld, stuurt u als gecodeerde tekst, niet als afbeelding;
voor een weblink: alleen de gelinkte pagina wordt als pdf vastgelegd, niet de hele site.

EcoVadis neemt niet in aanmerking: documenten die louter zijn gemaakt om de vragenlijst te beantwoorden; doelstellingen, acties of rapporten gekopieerd van een andere organisatie of van onlinebronnen zonder redelijk bewijs van uitvoering; informele documenten (zonder naam/logo van de onderneming, zonder uitgifte- of herzieningsdatum); bewijs verstopt achter links (analisten downloaden geen bijkomende documenten); bewijs zonder verband met de 21 MVO-criteria.

Welke voorbeelden zijn gevalideerd per indicator?

Beleid — het bewijs van engagement: een door de zaakvoerder ondertekende brief over de belangrijkste MVO-thema's (te vinden in het sectorale risicoprofiel), gebruikt voor interne en/of externe communicatie; actieplannen of routekaarten met de lijst van geplande acties (jaarlijks veiligheidsplan…).

Maatregelen — het bewijs van wat werkelijk wordt uitgevoerd: facturen die de actie staven (aankoop van energiezuinig materiaal…); opleidingsdocumenten (registers, checklists, materiaal); e-mails die de uitvoering staven (communicatie aan leveranciers over milieu- en sociale verwachtingen…).

Rapportering — het bewijs van KPI-opvolging: verbruikte middelen (afval, water, energie) met eenheid en referentieperiode; duidelijk toegelichte schattingen wanneer de werkelijke data moeilijk te verkrijgen zijn (geschat verbruik van een gehuurd kantoor…); verifieerbare emissiegegevens op basis van facturen en contracten, opgevolgd in een officieel document. Aan de sociale kant: de opgevolgde thema's (ongevallen, opleidingen…) met eenheden en rapporteringsperiode. Opgelet: energie- of waterfacturen zijn niet toelaatbaar als rapporteringsbewijs — de indicator beoordeelt de actieve opvolging en de voortgangsanalyse, niet de ruwe beschikbaarheid van informatie. De rapportering mag niet ouder zijn dan twee kalenderjaren en moet minstens één jaar dekken.

Wat is de snelle lijst voor een XS-onderneming?

Gevalideerde documenten: bewijs van personeelsopleiding; interne sensibiliserings-e-mails; aankoopfacturen van eco-gelabelde producten (als maatregelen); een beleid rond bedrijfsethiek; interne milieudashboards; een Excel-blad met HR-KPI's; een interne beheerspresentatie; risicoanalysedocumenten.

Ongeldige documenten: facturen van derde nutsbedrijven als rapportering; geïmproviseerde eigen verklaringen; acties die louter als uitgevoerd worden verklaard zonder stevig bewijs; foto's; brochures over filantropie; documenten van uw klanten, leveranciers of partners; exploitatievergunningen en andere wettelijke nalevingsdocumenten van een overheid.

Om te onthouden

Een XS krijgt ±10 vragen, zonder aansluitingen of dekking: de vragenlijst is proportioneel.
De XS-flexibiliteit gaat over de vorm, niet over de grond: recent, relevant, volledig, binnen de scope, met naam/logo en datum.
Geldigheid: 8 jaar (beleid, acties), 2 jaar (KPI-rapportering).
Een factuur bewijst een maatregel, nooit rapportering: rapportering vraagt actieve KPI-opvolging in een officieel document.
De winnende reflex: licht formaliseren wat al bestaat (een ondertekende brief, een Excel-tabel, e-mails) in plaats van documenten voor de gelegenheid te maken — die worden afgewezen.

Veelgestelde vragen

Kan een energiefactuur dienen als rapporteringsbewijs?

Nee. Facturen van derde nutsbedrijven zijn niet toelaatbaar voor Rapportering: die indicator beoordeelt de actieve opvolging en benchmarking van KPI's, niet de loutere beschikbaarheid van informatie. Een factuur kan wél een maatregel bewijzen (bijvoorbeeld de aankoop van energiezuinige apparatuur).

Hoeveel vragen krijgt een XS-onderneming?

Gemiddeld een tiental. De vragenlijst is op maat van sector, locatie en grootte, en sommige indicatoren zoals aansluitingen (UN Global Compact) en dekking zijn niet van toepassing op XS-ondernemingen.