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Diversité, corruption, travail des enfants : que répondre quand « il n'y a rien de tout ça chez nous » ? (canevas)
En bref
« Il n'y a rien de tout ça dans notre entreprise ! » — la réaction classique d'une PME belge face aux questions diversité, corruption et travail des enfants. Il faut pourtant répondre : EcoVadis évalue le système de gestion, pas l'existence d'incidents. La bonne nouvelle : les preuves attendues sont simples — une grille de recrutement, un registre cadeaux, un tableau de bord RH, une checklist d'embauche — et même « 0 cas » se reporte si le canal existe et est suivi. Cette fiche donne les preuves utiles par sujet et cinq canevas prêts à l'emploi.
Que répondre sur la diversité et la non-discrimination ?
En Belgique, le cadre légal vise l'égalité de traitement dans l'accès au travail et les conditions de travail ; le guide belge du recrutement inclusif couvre du besoin jusqu'à l'intégration.
| Type de preuve | Exemple simple pour une entreprise S |
|---|---|
| Recrutement inclusif | Grille de sélection objective sur un recrutement récent : critères liés au poste, scores anonymisés, validation RH/manager |
| Sensibilisation interne | Support ou briefing non-discrimination / biais inconscients + liste de présence + e-mail d'invitation |
| Contrôle des offres d'emploi | Checklist avant publication : langage neutre, exigences justifiées, pas de critères discriminatoires |
| Traitement des signalements | Registre anonymisé : date, canal, statut, mesure, clôture — « 0 cas » se reporte si le canal est suivi |
| Aménagements / intégration | Exemple anonymisé d'adaptation de poste ou d'horaire, avec demande traitée et décision |
| Suivi d'indicateurs | Tableau agrégé : effectifs par sexe, contrat, temps plein/partiel, recrutements, départs, promotions, formations, signalements |
À éviter : « nous sommes une entreprise inclusive » sans preuve, une charte générique non déployée, des données nominatives inutiles.
Que répondre sur le risque de corruption ?
Le guide anticorruption du SPF Économie invite les entreprises belges à des mesures internes proportionnées à leur taille, secteur et zones d'activité : contrôles préalables sur les partenaires, procédures comptables sincères, systèmes de contrôle et formations documentées.
| Type de preuve | Exemple simple pour une entreprise S |
|---|---|
| Cartographie des risques | Tableau des situations à risque : marchés publics, cadeaux/invitations, intermédiaires, commissions, douane, permis, ventes à l'étranger, dons |
| Registre cadeaux / invitations | Export : date, personne, tiers, valeur estimée, décision, approbateur |
| Conflits d'intérêts | Formulaires signés (dirigeants, commerciaux, achats) + registre des conflits déclarés et de leur traitement |
| Contrôle des tiers | Checklist de due diligence pour agents, distributeurs, consultants : identité, UBO, pays, rôle, rémunération, justification |
| Formation anticorruption | Slides, invitation, présence, quiz ou accusés de réception |
| Contrôle comptable | Exemple anonymisé d'approbation à deux niveaux : paiements sensibles, notes de frais, commissions |
| Signalement / enquête | Registre anonymisé des alertes éthiques : date, sujet, statut, action corrective, clôture |
Que répondre sur le reporting social et droits humains ?
Ici, EcoVadis attend un document de reporting : tableau de bord RH, bilan social, rapport interne — attestant le suivi actif des KPI avec unités et période, pas la simple disponibilité de l'information. Pour une entreprise belge, le bilan social est une pièce précieuse : il fait partie des comptes annuels et contient effectifs, mouvements du personnel et formations ; le schéma abrégé des petites sociétés couvre déjà effectifs, contrats, sexe, catégories, mouvements et formations. KPI à suivre : effectifs et ETP, répartition agrégée par sexe, turnover, heures et personnes formées (sécurité, éthique, non-discrimination, droits humains, anticorruption), accidents, dialogue social, signalements (anonymisés), jeunes travailleurs, fournisseurs critiques évalués socialement.
Que répondre sur le travail des enfants et le travail forcé ?
La loi belge protège les mineurs de moins de 15 ans ou soumis à l'obligation scolaire à temps plein (exceptions strictes) ; les jeunes travailleurs bénéficient de protections spécifiques. Le travail forcé se traite aussi sous l'angle de la traite des êtres humains : longues heures, salaire faible ou absent, dépendance, rétention de documents.
| Type de preuve | Exemple simple pour une entreprise S |
|---|---|
| Contrôle à l'embauche | Checklist RH : identité, date de naissance, contrat signé, DIMONA/ONSS, statut étudiant, droit au travail |
| Registre jeunes travailleurs | Liste anonymisée ou confirmation documentée qu'il n'y en a pas ; si mineurs : âge, contrat, horaires, tâches autorisées, encadrement |
| Analyse de risque | Fiche de prévention avant occupation : risques du poste, tâches interdites, accueil, parrainage |
| Formation RH / managers | Sensibilisation sur âge minimum, jeunes travailleurs, traite, signaux d'alerte + présence |
| Fournisseurs / sous-traitants | Questionnaire social, clause contractuelle, évaluation des fournisseurs à risque, vérification des agences d'intérim |
| Registre alertes | Registre anonymisé — ou « 0 incident » si le suivi est réel |
Quels sont les cinq canevas prêts à copier ?
Le catalogue ESGIM fournit cinq modèles directement réutilisables : (1) Fiche de preuve d'une action — en-tête (thème, critère, date, responsable, période), risque identifié, action réalisée, périmètre, preuves jointes en annexes, KPI de résultat, décision de suivi, validation ; (2) Registre d'actions diversité — date, processus, risque, action, preuve, KPI, action suivante ; (3) Matrice de risque corruption — processus, scénario, niveau brut, mesure de contrôle, preuve, responsable, fréquence, dernier résultat ; (4) Tableau de bord Social & Droits Humains — 10 KPI avec définition, unité, N-1/N, source, commentaire, et bloc de revue interne ; (5) Registre âge / jeunes travailleurs / travail forcé — contrôles RH à l'embauche, contrôles fournisseurs, registre des alertes.
Quel est le dossier minimal pour une entreprise S belge ?
| Sujet EcoVadis | Document principal | Annexes utiles |
|---|---|---|
| Diversité | Registre actions + preuve d'un recrutement inclusif ou d'une formation | Grille de sélection, e-mail, présence, support |
| Corruption | Cartographie + registre cadeaux/conflits d'intérêts | Déclarations signées, checklist tiers, preuve de formation |
| Reporting social | Tableau de bord RH sur 1 à 2 années | Bilan social, registre formation, registre incidents |
| Travail enfants / forcé | Registre contrôle âge/jeunes travailleurs + screening fournisseurs | Checklist onboarding, fiches jeunes travailleurs, questionnaires |
Le plus important : chaque fichier montre nom de l'entreprise, date, périmètre, responsable, action réalisée, preuve d'exécution — et pour le reporting, unité + période + comparaison dans le temps.
À retenir
- « Rien à signaler » n'est pas une réponse : EcoVadis note le système de gestion, et « 0 cas » se reporte si le canal existe et est suivi.
- Les preuves attendues sont modestes : grille de recrutement, registre cadeaux, checklist d'embauche, tableau de bord RH.
- Le bilan social belge est une preuve de reporting toute prête pour les entreprises concernées.
- Une déclaration sans preuve, une charte non déployée ou des données nominatives inutiles desservent le dossier.
- Cinq canevas standardisent la production de preuves — l'effort se compte en heures, pas en semaines.