Vraag

Wat zijn de kwaliteits- en geldigheidseisen voor documenten, en wat maakt een beleid sterk?

EcoVadis beoordeelt documenten op drie dimensies: relevantie, volledigheid en recentheid. Generieke sjablonen die minimaal zijn aangepast, worden niet aanvaard; documenten moeten bestaande, operationele systemen weerspiegelen en meer dan één maand vóór de indieningsdatum zijn uitgegeven — een document dat speciaal voor de beoordeling is gemaakt, werkt niet. Elk document moet de naam of het logo van de onderneming en een datum dragen; ontbreekt een van beide, dan kan het worden verworpen ongeacht de inhoud. De leeftijd en resterende geldigheid van elk document controleert u in de documentbibliotheek van het platform.

Geldigheid per type: beleids- en actiedocumenten — 8 jaar; KPI- en rapporteringsdocumenten — 2 jaar; certificaten — tot hun vervaldatum.

Een sterk beleid bevat: een heldere intentieverklaring afgestemd op het onderwerp; kwalitatieve en, waar relevant, kwantitatieve doelen (SMART); de scope; een benoemde governance (wie het beheert en herziet); een reviewmechanisme; een goedkeuringsdatum; en de bedrijfsidentificatie. Procedures versterken door de operationalisering te tonen — wie doet wat, wanneer, en hoe wordt het opgevolgd. Een nieuwe versie maken van een structureel gezond, regelmatig herzien beleid brengt niets op: de reviewdatum actualiseren volstaat.